Beskytt bedriften mot svindel ved Cheyney Group Accounting

Bekjempelse Bedrageri: Etablere Controls

Selv de som er ærlige kan bli fristet når de ser store pengesummer rett foran dem. Dette gjelder spesielt hvis bedriftseieren ikke har iverksatt noen tilgangskontroller eller sette opp felles kontroll over virksomheten økonomi.

En av de viktigste måtene å bekjempe-og oppdage-svindel i din virksomhet er å sette opp delte ansvar for virksomhetens økonomistyring. Tilgang til finansielle eiendeler og informasjon, inkludert ditt regnskapssystem, bør begrenses og kontrolleres nøye. Ikke la dette å være en en-person oppgave; sørg for at du har en separasjon av plikter der ingen enkelt ansatt har for mye ansvar i systemet.

Det er mange måter å dele de økonomiske styrings plikter. Du kan outsource til en bokføring fast og / eller be om kvartalsvise analyser av den økonomiske system av en CPA eller annen regnskaps teknologi ekspert. I din bedrift, bør du dele det økonomiske ansvaret blant ledelsen. For eksempel kan du leie en deltidsansatt eller regnskapsfører som er ansvarlig for lønn behandling bare og kanskje et par andre frakoblede oppgaver som å opprette fakturaer eller angi regninger. Dette er svært å foretrekke å ha en person som styrer alle aspekter av regnskap.

Som du opprette tilgangskontroller, bør du definere og dokumentere metoden for fastsettelse tilgang til dine ansatte. Hvis du ikke bestemmer tilgangsrettigheter selv, tildele en bestemt ansatt for å være ansvarlig for dette området av virksomheten din. Sørg for å gjennomgå oppgaver hvert kvartal og godkjenne med signaturen din.

Et område å være spesielt oppmerksom på er kontroll av dokumenter fra leverandører. Regningen betalingsprosessen bør være som følger:

1. AP kontorist som håndterer betaling av regninger bør gi en liste over alle ubetalte regninger til ledelsen.

2. Forvaltnings merkene som regninger å betale og hvor mye du skal betale for hver regningen - om ikke hele beløpet.

3. AP kontorist skaper regninger og klipp hver faktura betaling til regningen (e) fra leverandøren. AP kontorist hender pakken til ledelsen for sjekk signering.

4. Som ledelses signerer hver faktura betaling, signataren vurderinger kildedokumentene fra leverandøren og frimerker regningen som betalt eller hver linje på regningen som betalt. Signataren kan også bruke permanent blekk for å merke regningen. Denne "defacing" av regningen er kritisk for å sikre at ingen utilsiktet eller tilsiktet re-betaling til leverandører.

5. AP kontorist post hver faktura og stifter regningen kupongen til "ødelagt" bill dokument. Dersom lovforslaget blir delvis betalt, gjør AP kontorist en kopi av regningen og stifter stussen til kopien og deretter filer originalen, delvis betalt regningen i AP-mappen for neste sjekk løp.

Selv om dette kan virke som en mye opptatt arbeid, er det verdt innsatsen.

Med denne type system kontroll, kan bedrifter har en enkelt person innspill og betale regninger uten å øke risikoen for misligheter. Du kan også ta denne prosessen og bruke konseptet til andre områder av virksomheten (f.eks fakturering for salgsordrer eller skape paychecks fra timeliste detalj).

I tillegg til tilgangskontroller, kan du implementere andre prosesser som vil hjelpe deg å bekjempe svindel. Noen gode fremgangsmåter for å vurdere:

- Legg til en signaturlinje på regnskapet som inkluderer forfatterens initialer og en dato / klokkeslett-stempel

- Konfigurer nettverket slik at bare visse skrivere kan skrive ut visse typer skjemaer

- Bare tillate finansielle rapporter som skal skrives ut fra visse skrivere

- Beskytt mot lønn svindel ved hjelp av direkte innskudd og sjekker regelmessig lønningslister, og hånd levere paychecks.

Bekjempelse Bedrageri: Vurdere økonomisystemet

I tillegg til å etablere prosesskontroll, evaluere ditt økonomisystem er et viktig skritt mot å hindre svindel. Den finansielle informasjonen som er lagret i økonomisystemet eller økonomistyring programvare er en av de viktigste områdene du trenger å beskytte.

For å fullt ut beskytte konfidensiell forretningsinformasjon, må du ha sterke tilgangsbegrensninger på plass. Disse tilgangsbegrensninger vil beskytte din bedrift ikke bare fra utenforstående, men også fra egne ansatte. Hvis mange ansatte bruker din økonomistyring programvare, tilgangsbegrensninger i programvaren bli enda mer kritisk. Multi-user miljøer utgjør en økt risiko for ansattes svindel eller brudd på taushetsplikten.

Noen finansielle administrasjonsprogrammer tilbyr flere lag med sikkerhet som kan beskytte virksomheten mot svindel. En slik søknad er Quickbooks Enterprise Solutions, som omhandler sikkerhet og hjelper deg å bekjempe svindel på flere måter, blant annet:

1. Bruker (medarbeider) tilgangstillatelser

2. Alltid-on Audit Trail

3. Undeposited Funds konto (tillater en ansatt til å gå inn kundebetalinger og andre å legge inn bankinnskudd fra kundebetalinger)

4. Sluttdato og Sluttdato Passord

5. Sluttdato Unntaksrapport

6. Forrige bankavstemming Reports

7. forskjellige innstillinger Selskapet Preference (f.eks for å spare transaksjoner ved utskrift)

8. Strøket / slettet Transaksjoner Rapporter

9. Customer Credit Card Protection og Kunden Kredittkort Audit Trail Rapporter

Distribuere Quickbooks Enterprise Solutions-og lære å bruke hver av disse funksjonene-kan hjelpe din bedrift kampen svindel.