Cheyney Group Accounting: Contrôles internes

Contrôle interne

Contrôle interne sont les méthodes et les procédures engagées par une entreprise de contrôler les opérations et protéger les biens. Opérations de commande comprend comment le flux de documents et la saisie des données dans un logiciel de comptabilité a été conçu. La sauvegarde des actifs comprend des procédures pour décourager le gaspillage, la fraude et le vol.

Fonctions de contrôle interne sont généralement divisés en deux catégories: les contrôles comptables comprennent la protection des actifs et de vérifier l'exactitude et la fiabilité des données; et les contrôles administratifs comprennent la promotion de l'efficacité opérationnelle et en encourageant le respect de la gestion des politiques prescrites.

Voici quelques façons créatives d'améliorer les contrôles internes, même dans les petites entreprises avec employés limitées:

- Changer l'adresse postale pour le compte de banque - ont il envoyé à une adresse autre que le bureau si le propriétaire d'une entreprise n'est généralement pas là. Les solutions possibles peuvent être que la déclaration est envoyée à l'adresse du domicile du propriétaire ou directement à l'expert-comptable. Dans les deux cas, lorsque l'instruction est ouvert, les contrôles doivent être examinés pour uniformes, des signatures approuvées, les bénéficiaires communs, etc.

- Demandez l'aide de l'expert-comptable - Par exemple, avoir les relevés bancaires réconciliés et les états financiers numérisés pour raisonnable mensuel.

- Utilisez le service de boîte de verrouillage de la banque - tous les chèques sont déposés directement dans le compte bancaire. Cela sert à deux fins: contrôle interne puisque la personne de bureau n'aurait pas le contrôle des chèques; l'amélioration des flux de trésorerie, car l'argent est déposé en temps opportun.

- Vérifier signataires - limiter la capacité à signer les chèques à un nombre très limité de personnes, de préférence juste le propriétaire de la petite entreprise. S'il ya plusieurs signataires, nécessitant deux signatures pour les transactions dépassant un certain montant en dollars est également conseillé.

- Exiger des vacances, et que quelqu'un d'autre effectuer les tâches - de nombreux cas de détournement de fonds ont été découverts quand quelqu'un d'autre doit regarder et de voir ce qui est fait. Pour une certaine perspective, visitez le site Web de Certified Fraud examinateurs pour leurs statistiques de la fraude à. Une des plus intéressantes est que seulement 7% des fraudeurs professionnels ont été connus pour avoir des convictions liées à la fraude avant. En outre, le système de fraude moyenne a duré 18 mois pour exiger des congés réguliers aidera à raccourcir ce cycle.

- Tampon verso des chèques qu'ils sont reçus pour “dépôt seulement” immédiatement

- Une personne obtient toujours la poste, on ne distribue le courrier d'autre

- Exiger retour des documents qui doivent être soumis à des contrôles de signature

- Photo copier tout

- Utilisez bon ou 2 contrôles de pieces

- Talons de dépôts de match aux recettes

- Non planifié "vérification de surprise", y compris l'ouverture du courrier, ce dépôt, etc

- Soyez imprévisible

- Le propriétaire ou le gestionnaire doit comprendre les livres / savoir ce qu'il faut pour

- Assurez-vous que la sauvegarde correctement et régulièrement

D'ensemble du contrôle interne

QuickBooks Logiciel comptable est devenu l'un des forfaits les plus couramment utilisés par les petites entreprises. Comme Intuit poursuit sa stratégie de "droit à mon entreprise» en ajoutant des fonctions, l'acquisition d'autres produits et d'élargir la base du marché pour ses produits les contrôles internes deviennent un facteur important pour les professionnels de la comptabilité. Le logiciel est très facile à utiliser et très indulgent quand des erreurs sont commises; Toutefois, l'attention sur les procédures utilisées par les petites entreprises pour protéger l'intégrité des données historiques et de protéger les actifs de la société mérite une attention supplémentaire. C'est l'objet de l'information contenue ici.

Les entrepreneurs sont des preneurs de risques notables, mais le font habituellement de façon contrôlée. Bien qu'aucune entreprise ne peut s'isoler des risques potentiels impliqués dans des affaires complètement, il ya de nombreuses façons de minimiser ce risque, ou au moins de prendre des décisions conscientes quant aux risques seront pris. Aborder les questions de contrôle interne est une première étape logique pour réduire au minimum le risque.

Pour une certaine perspective, visitez le site Web de Certified Fraud Examiners pour leurs statistiques de la fraude à. Une des plus intéressantes est que seulement 7% des fraudeurs professionnels ont été connus pour avoir des convictions liées à la fraude avant. Selon une Camico IMPACT n ° 54 de l'article "détournements de fonds continuent d'affliger les petites entreprises» et «Trois perspectives" problèmes personnels et de gestion liés, combinées à l'occasion en raison de l'absence de contrôles internes, crée une situation que certains employés peuvent être incapables de résister.

Pour des ressources supplémentaires, visitez les sites suivants:

Fraud Prevention Check Up. Ce test permet de marquer l'organisation sur une grande variété de questions. Il convient de noter, toutefois, que le premier point sur la première page sous avant de prendre le check up est "Que votre organisation et apos; avocat général ou le conseil juridique extérieur savent que vous envisagez de passer le test Ils voudront peut-être avez-vous utilisez. le test sous leur direction, pour protéger votre organisation et apos; droits légaux ". Ensuite, le deuxième point est "Don & apos; t prennent le test si vous prévoyez d'ignorer les résultats Si elle montre que vous avez pauvres préventions de fraude processus, vous devez les corriger défaut d'agir pourrait causer des problèmes juridiques...

2002 Report to the Nation. C'est un document de 30 pages qui comprend d'innombrables graphiques et des statistiques sur tous les aspects de la fraude, y compris le type de régimes, leur durée, a l'action de la victime prises pour éviter à l'avenir, etc

CFE loss estimate for 2002: 6% or revenue or $4,500/ee

Journal of Accountancy, March 2003, "Protect Small Business" by Joseph T Wells

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