Cheyney Group Accounting: Responsabilité

Responsabilité

La responsabilité doit être clairement établie pour chaque tâche. Ceci élimine le défi de déterminer qui est fautif, si quelque chose tourne mal. Par exemple, dans un magasin de détail, chaque caisse devrait être responsable de leur propres tiroir-caisse.

Conservation des documents

Si l'archivage est bâclée ou incomplètes, la probabilité d'actifs étant perdue ou volée et enregistrements comptables inexactes est très grande. Par exemple, espèces et chèques laissé dans un tiroir jusqu'à ce que quelqu'un a le temps de traiter les informations par le biais du système de comptabilité est une grande tentation pour un employé malhonnête. Un environnement propre ordonné améliore l'efficacité car le temps n'est pas perdu à la recherche de ce qui est nécessaire, et formalités administratives n'est pas déplacé d'un endroit à l'autre. En outre, politiques et procédures visant la conservation des dossiers, des normes de production et le similaire peut jouent un rôle important dans la réduction des risques. En effet, dans le cas d'une vérification un ficher soigné, organisé contribue à créer une perception de conformité. Gardez à l'esprit un employé qui a des difficultés à trouver des documents ou n'est jamais tout à fait rattrapé peut avoir une raison pour cacher quelque chose.

Assurance

Assurance des biens peut inclure plusieurs facettes. Le plus évident est une assurance adéquate en cas d'incendie, inondation, vol, etc.. Beaucoup de petites entreprises obtenir une couverture bien meuble mais souvent pas dans les montants appropriés. Assurance qui ne devrait pas être négligé comprennent l'assurance maladie, assurance invalidité, assurance-vie et assurance contre les accidents travailleurs. En outre, il y a couverture disponible pour responsabilité professionnelle, erreurs et omissions, licenciement abusif, harcèlement sexuel, politiques de parapluie, etc.. Vérifier avec un agent d'assurance ou un courtier pour voir quelle garantie supplémentaire de la couverture peut être disponible. Armés de l'information, décisions conscientes sont possibles au sujet du coût par rapport aux avantages de chacun.

Sélection et formation des employés

Les processus qui sont souvent négligés se rapporte directement aux employés : demande d'emploi, les processus d'entrevue approfondie (de préférence avec plusieurs personnes), vérification des références, obtenir un retour au sol enquête, drug testing, exigeant que les employés qui ont accès à la trésorerie et les autres actifs négociables ont été collées.

Une suggestion en ce qui concerne les teneurs de livres qui travaille bien pour beaucoup de clients doit mener l'entrevue de sélection préliminaire afin de déterminer si le candidat est un bon match global pour l' entreprise puis d'avoir le comptable de l'entreprise faire une brève entrevue (souvent par téléphone est tout à fait acceptable) pour déterminer la connaissance de la comptabilité de l'individu. Souvent le propriétaire de l'entreprise ne sait pas assez sur les méthodes comptables et les procédures efficace pour déterminer la façon dont s'effectuera les tâches. Avec le coût de la recherche, formation, etc. pour un nouvel employé une demi-heure de temps de consultation est souvent une assurance bon marché contre une mauvaise décision.

Séparation des tâches

Un employé ne devrait pas avoir le contrôle de l'actif et l'accès à la tenue des registres. Si cette règle est suivie les employés devrait être de connivence de contourner efficacement les contrôles internes en place.

Ce processus a également inclut divisant les transactions associées à fournir pour les contrôles et équilibre. Par exemple, si les marchandises ou services sont reçus qu'ils doivent être confirmés à partir un employé mais le paiement devrait provenir d'un autre employé.

C'est une des questions plus difficiles à traiter dans une petite entreprise. Il peut y avoir qu'un seul employé qui est responsable de toutes les fonctions de soutien de répondre au téléphone pour préparer des factures pour ouvrir le courrier au traitement du dépôt bancaire. Ce manque de contrôle interne est une recette pour fraude. Mais il n'est pas facile, il est important de découvrir un moyen de faire de la paperasse flux sans ce contrôle total par une seule personne.